ลดงานซ้ำซ้อน ให้ทีมมีเวลาโฟกัสกับงานสำคัญ
หลายธุรกิจใช้ระบบและโปรแกรมหลายตัวในการทำงาน แต่ยังต้องคอยกรอกข้อมูลซ้ำ ส่งต่อข้อมูล หรือเช็กสถานะงานด้วยตัวเอง ทำให้เสียเวลาไปกับขั้นตอนที่สามารถจัดการให้ง่ายขึ้นได้
KreaSpecs ช่วยวางระบบ Automation สำหรับธุรกิจ เชื่อมต่อโปรแกรมที่ใช้อยู่ และทำให้งานประจำหลายอย่างเป็นอัตโนมัติ ตั้งแต่การส่งต่อข้อมูล การอนุมัติงาน ไปจนถึงการติดตามลูกค้า
ทีมของเราในไทยยังช่วยนำ AI มาใช้กับงานที่ต้องอ่าน วิเคราะห์ หรือสรุปข้อมูล เช่น การแยกประเภทคำขอจากลูกค้า การอ่านเอกสาร และการเตรียมข้อความตอบกลับ เพื่อให้ทีมทำงานได้สะดวกและมีเวลาจัดการงานสำคัญมากขึ้น
เทคโนโลยีไปไกลแล้ว แต่การทำงานของเราตามทันหรือยัง?
เทคโนโลยีไปไกลแล้ว แต่การทำงานของเราตามทันหรือยัง?
หลายบริษัทมีเครื่องมือช่วยทำงานอยู่แล้ว แต่แต่ละระบบกลับไม่เชื่อมต่อกัน พนักงานจึงต้องกรอกข้อมูลเดิมหลายครั้ง คอยตรวจสอบสถานะงาน และส่งต่องานระหว่างทีมด้วยตัวเอง
เมื่อเกิดขึ้นทุกวัน งานเล็ก ๆ เหล่านี้ก็ใช้เวลาไม่น้อย โดยเฉพาะธุรกิจที่มีหลายแผนกต้องทำงานร่วมกัน
การเพิ่มโปรแกรมใหม่อาจไม่ใช่คำตอบเสมอไป เพราะอาจกลายเป็นอีกหนึ่งระบบที่ทีมต้องเรียนรู้และดูแล
ชาเลนจ์คือการเลือกว่างานส่วนไหนควรใช้ Automation ระบบใดควรเชื่อมต่อกัน และขั้นตอนไหนยังต้องให้คนเป็นผู้ตรวจสอบหรือตัดสินใจ
เชื่อมระบบที่มี ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น
เราเริ่มจากทำความเข้าใจขั้นตอนการทำงานของธุรกิจ ตั้งแต่งานที่แต่ละทีมรับผิดชอบ ไปจนถึงระบบและโปรแกรมที่ใช้อยู่
จากนั้นมองหาจุดที่สามารถใช้ Automation เข้ามาช่วยได้ เช่น เชื่อมข้อมูลระหว่างโปรแกรม ลดการกรอกข้อมูลซ้ำ หรือให้ระบบส่งแจ้งเตือนและสร้างงานต่อโดยอัตโนมัติ
บางงานอาจใช้ระบบ Automation ทั่วไปก็เพียงพอ ส่วนงานที่ต้องอ่านหรือวิเคราะห์ข้อมูล เราสามารถนำ AI เข้ามาช่วยได้ตามความเหมาะสม
เป้าหมายคือทำให้ระบบเดิมทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น และยังให้ทีมตรวจสอบหรืออนุมัติงานสำคัญได้ตามปกติ
หาจุดที่ควรปรับ ก่อนลงทุนเพิ่ม
บางครั้งการทำงานให้ดีขึ้นก็ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนระบบใหม่ทั้งหมด แค่ปรับวิธีใช้เครื่องมือที่มีอยู่ ก็อาจช่วยลดงานและประหยัดเวลาได้มาก
เราช่วยวิเคราะห์ Workflow และขั้นตอนการทำงานของแต่ละทีม ตั้งแต่การกรอกข้อมูล การส่งต่องาน ไปจนถึงงานประจำที่ทำซ้ำทุกวัน เพื่อดูว่าส่วนไหนใช้เวลามากหรือทำให้เกิดความล่าช้า
จากนั้นแนะนำแนวทางทำ Business Process Automation ที่เหมาะกับธุรกิจ โดยพิจารณาทั้งประโยชน์ที่ได้รับ ความซับซ้อน และงบประมาณ เพื่อให้เลือกพัฒนาระบบในส่วนที่คุ้มค่าและจำเป็นจริง ๆ
ลดงานซ้ำซ้อนด้วยระบบอัตโนมัติ
งานหลายอย่างในบริษัทมีขั้นตอนเดิมที่ต้องทำซ้ำทุกวัน เช่น อัปเดตข้อมูล ส่งอีเมลแจ้งเตือน หรือมอบหมายงานให้ทีมที่เกี่ยวข้อง ซึ่งสามารถใช้ระบบ Automation ช่วยจัดการได้
ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้ากรอกฟอร์มบนเว็บไซต์ ระบบสามารถบันทึกข้อมูลลง CRM แจ้งเตือนฝ่ายขาย และสร้างงานติดตามลูกค้าได้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องคอยส่งข้อมูลต่อกันเอง
เราช่วยออกแบบ Workflow Automation ให้เชื่อมต่อโปรแกรมและระบบต่าง ๆ ตั้งแต่การส่งข้อมูล การอนุมัติงาน ไปจนถึงการแจ้งเตือนและมอบหมายงาน เพื่อช่วยลดขั้นตอนที่ต้องทำเอง และให้ทีมทำงานได้รวดเร็วขึ้น
ให้ AI ช่วยงานที่ต้องอ่าน วิเคราะห์ และสรุปข้อมูล
Automation ทั่วไปเหมาะกับงานที่มีขั้นตอนชัดเจน แต่สำหรับงานที่ต้องอ่านข้อมูล ทำความเข้าใจเนื้อหา หรือแยกประเภทคำขอจากลูกค้า AI สามารถเข้ามาช่วยได้มากขึ้น
เราช่วยนำ AI มาเชื่อมกับ Workflow ของธุรกิจ เช่น อ่านและดึงข้อมูลจากเอกสาร สรุปรายงาน แยกประเภทอีเมล หรือเตรียมข้อความตอบกลับลูกค้า
ตัวอย่างเช่น เมื่อมีลูกค้าส่งคำถามเข้ามา AI สามารถช่วยวิเคราะห์ว่าเป็นเรื่องอะไร และเตรียมข้อมูลส่งต่อให้ทีมที่เกี่ยวข้องได้
สำหรับงานสำคัญ เรายังสามารถกำหนดให้พนักงานตรวจสอบข้อมูลก่อนดำเนินขั้นตอนถัดไป เพื่อให้ธุรกิจใช้ AI ได้อย่างเหมาะสมและยังควบคุมการตัดสินใจได้
เชื่อมข้อมูลลูกค้า ให้ทีมติดตามงานได้ง่ายขึ้น
เมื่อลูกค้าสนใจสินค้าหรือบริการและกรอกฟอร์มบนเว็บไซต์ ข้อมูลเหล่านั้นควรถูกส่งต่อไปยังฝ่ายขายได้ทันที โดยไม่ต้องให้ทีมคอยกรอกหรือส่งข้อมูลกันเอง
เราช่วยวางระบบ Sales & Marketing Automation เชื่อมต่อเว็บไซต์กับ CRM เพื่อจัดเก็บ Lead แบ่งกลุ่มลูกค้า ส่งอีเมลติดตาม และแจ้งเตือนทีมงานโดยอัตโนมัติ
เช่น เมื่อลูกค้าส่งคำขอผ่านเว็บไซต์ ระบบสามารถบันทึกข้อมูลลง CRM และแจ้งฝ่ายขายให้ติดต่อกลับได้ทันที พร้อมกำหนดขั้นตอนติดตามลูกค้าตามที่ธุรกิจต้องการ
ช่วยลดงานเอกสารและการอัปเดตข้อมูลซ้ำ ทำให้ทีมขายและการตลาดมีเวลามากขึ้นในการดูแลลูกค้าและสร้างโอกาสทางธุรกิจ
